Pravidla osobní efektivity III.

Mít toho hodně
Toto je asi nejméně intuitivní pravidlo: Není nic horšího než toho mít málo na práci.
Mějte pouze jeden nebo dva (ne úplně příjemné) úkoly za den. Zbytek můžete strávit pohodlným brouzdáním po internetu. Co uděláte? No jistě, odložíte, uděláte přece později. Pouze dva úkoly – to přece zvládnete za půl hodiny. A tak brouzdáte, blíží se večer a pro vás není nic obtížnějšího než konečně začít…
Srovnejte to se dnem, kdy máte úkolů hodně. Kdy naberete rychlost. Kdy se nemůžete zabývat podružnostmi, ale řešíte úkoly pragmaticky a efektivně, protože čekají další. A hlavně – kdy se vám snadno začínají další úkoly, protože prostě jste v tempu, jste rozehřátí, jedete na plný plyn.
Řešení? Snažte se toho mít pro danou chvíli dost v plánu a dostaňte se do tempa. Neztrácejte čas zbytečnými přestávkami, neúčelnými aktivitami, tlacháním s kolegy. To všechno si samozřejmě klidně užijte… ale AŽ POTÉ, co své úkoly dokončíte, až poté, co dvě tři hodiny plodně pracujete. Dělejte pouze krátké pauzy na obnovu sil, ale najděte si takové formy, pomocí kterých neztratíte tak obtížně získané tempo a energii.
Pokud toho máte málo na práci, raději počkejte, až toho budete mít dostatek, a místo toho si klidně odpočiňte, zajeďte na výlet či běžte na procházku. To myslím úplně vážně.

Rytmus, rutina, rovnováha
Jedním z největších pomocníků osobní efektivity je pravidelnost, rytmus, rutina. Nemusíte se nijak výrazně nutit do úklidu pracovní pošty, pokud tak činíte prostě po každém návratu z oběda. Nezapomenete napsat důležitý email, když máte zvyk vždy před odchodem z práce projet celý seznam úkolů.
Zkoušejte co nejvíce opakovaných aktivit učinit pravidelnými. Navázat je na konkrétní situace (příchod, odchod, místo, první věc, poslední věc). Vytvořte specifické dny a časy (pátek – kancelářský den pro drobné nedodělky, dopoledne – čas pro projekt A). Vytvořte si specifická místa – zde pouze telefonuji, do studovny chodím psát, zde pouze relaxuji. Zvyk usnadní plnění našich úkolů více než cokoli jiného.
Nezapomínejte také na rovnováhu, kterou můžete využít ve svůj prospěch – po dvouhodinovém psaní u počítače je tak příjemné jít se projít (a vyřídit pochůzky). Po náročném výletě je tak příjemné si prostě lehnout k monitoru (a pustit si vzdělávací pořady, které máme připraveny…).

Nehledejme motivaci – motivace si nás najde
Velkou pastí osobní efektivity je pocit: nechce se mi, jsem demotivovaný. Hledat motivaci před aktivitou je velmi často zbytečné nebo dokonce nemožné.
Motivace není naše „chuť do něčeho se pustit“. Motivace bývá až výsledkem našich aktivit. Je podpořena vztahy s druhými lidmi, dohodami, reálnými závazky, deadliny, očekáváními… ke kterým obvykle dochází až po započetí projektu, nikoli ve fázi snění o něm. Motivace je snahou pokračovat v rozdělané práci, která nás baví právě proto, že jsme s ní už začali (psychologové tento jev nazývají cirkulární motivací). To vysvětluje, proč – když už začneme nakupovat – dokážeme mnohem hůře odolat dalším nákupům… Jsme „v tom“. Motivace je také prožívané tempo, prožívaný úspěch z právě předchozího splněného úkolu – o čemž píšeme v předchozích odstavcích. Toho využijme.
Problémem tedy není, pokud necítíme motivaci před projektem. Problémem je, pokud ji necítíme ani během jeho plnění či po jeho ukončení. Až tady je třeba začít si klást otázku, zda děláme to, co dělat máme, zda jsme na správném místě…ale to už není otázka time managementu.

Dalibor Špok
Psycholog
www.daliborspok.cz