Pravidla osobní efektivity I.

Parkinsonův zákon říká, že práce má tendenci přesně vyplnit prostor, který jí dáme.

Proč se nám tak často nedaří splnit za den dostatek úkolů, i když máme vše zapsáno v super diáři moleskine? Proč se nedokážeme prostě dát do práce i přes znalost všech zásad GTD? Proč nejsme večer spokojeni s množstvím práce, kterou jsme udělali, i když máme perfektně nastavený Outlook nebo Omnifocus, s možnostmi a funkcemi, o kterých se nám ještě před pár lety ani nesnilo?
Důvodů může být samozřejmě nepřeberně – strach, lenost, zvyk, vyčerpání, špatná atmosféra v týmu, neznalost priorit. Ale často může za naši nespokojenost fakt, že neznáme a nedokážeme aplikovat několik zásadních pravidel osobní efektivity.
Jsou to jednoduchá pravidla, které se opakovaně a v různých variacích objevují v nejdůležitějších knihách o time managementu. Ti, kteří dosahují mnoha vynikajících výsledků a řadí se mezi extrémně produktivní jedince (overachievers), je obvykle každodenně využívají, byť by je třeba na přímou otázku nedokázali jednoduše formulovat. Projeví se však v přístupu, se kterým plní tito lidé své nekonečné aktivity a úkoly.
Žádný systém, žádná nejnovější metoda time managementu a ani webová aplikace tato pravidla nenahradí. Může je pouze doplnit. Pojďme se bez dalších řečí podívat na to, která to jsou.

Na začátku je třeba začít. Nic víc.
Že nedokážeme začít, je často zásadní příčina toho, že nedokážeme nic udělat. Začátek je nejtěžší. Musíme při něm změnit fokus, změnit náladu, musíme začít přemýšlet o jiných věcech… a to je doprovázeno většinou nechutí. Ale již po pár minutách (nebo i sekundách), kdy se donutíme k započetí úkolu, vidíme, že nás daná aktivita baví více, než jsme si mysleli, že nás kdy bavit může. Zjistíme, že není tak neskutečně obtížná. Nepříjemný hovor? Vytočíme číslo, začneme hovořit…. najednou vidíme, že hovor není nezvládnutelný. Odkládaný email? Rozepišme pár vět, klidně od konce…a najednou vidíme, že máme odesláno.
Jak začít? Prostě začít. Udělat jakýkoli – třeba minimální krok. Spustit textový editor, vzít do ruky mobil… a zeptat se: jaký další minikrok udělat? Za chvíli pracujeme…
Snažme se co nejvíce zkrátit dobu mezi „je třeba udělat“ a „pouštím se do toho“. Nemysleme na celý obtížný úkol, mysleme na další krok.

To nejdůležitější na první místo
Tato rada se opakuje v knihách o time managementu stále dokola. A to proto, že je naprosto zásadní. Udělat nejtěžší, nejnepříjemnější a nejdůležitější úkol jako první. O něco méně nepříjemný úkol jako druhý. A tak dále. Psychologických mechanismů, které zde působí, je spousta: do dalších úkolů se dáváme takřka s radostí, protože je vnímáme už jen jako snazší. Naše sebevědomí roste. Snadno se rozjedeme do vysokého tempa a efektivity (když jsem zvládl toto, co mě může zastavit). A hlavně: to, co je důležité, je už hotovo… i kdybych už dnes nic neudělal, už jsem udělal dost…
Doplněk této rady: pokud se objeví nepříjemná záležitost, kterou je třeba řešit, vyřešme ji ihned. Ne za pět minut. Hned. Ušetříme si pět minut strachu, nepříjemného očekávání, nechuti pustit se do práce. Kumulace těchto různých očekávání a nechutí totiž s sebou samozřejmě přináší i obecnou demotivaci a nechuť… pustit se vlastně do čehokoli.

Lakeinova otázka
Jeden z nesmrtelných klasiků time managementu, Alan Lakein, radí – kdykoli, když nevíte, co dělat dále, ptejte se: Jaké je právě teď to nejlepší využití mého času?
Je to univerzálně platná otázka. Povšimněme si – neptá se na to nejefektivnější, nejdůležitější, ale na nejlepší. To může znamenat v různých situacích různé věci – někdy je to odpočinout si, vypnout. Jindy zjistíme, že bychom měli vyvážit svou monotónní činnost jiným typem aktivity. Jindy se ptáme na to, co je nejdůležitější v dané oblasti práce, v projektu, v kontextu. Otázka je tolikrát jiná, v kolika různých náladách, projektech a prostředích se nacházíme.

pokračování příště

Dalibor Špok
Psycholog
www.daliborspok.cz